Workflow Automation

Eficiência sem esforço, em cada etapa do processo

Workflow Automation

Quando as organizações procuram soluções de Workflow Automation, têm como principal intuito simplificar e agilizar os seus processos de negócio, reduzir erros, economizar tempo e aumentar a produtividade. 

Ao trabalhar com a BDO, poderemos ajudar a identificar tarefas repetitivas e demoradas que podem ser automatizadas e implementar soluções para atingir esses objetivos.

As soluções de Workflow Automation da BDO podem ajudar as organizações a eliminar processos manuais, reduzir a burocracia e garantir que as tarefas são concluídas de maneira oportuna e eficiente. 

Ao contratar soluções de Workflow Automation à BDO, as organizações podem libertar o tempo dos seus colaboradores e focar-se em tarefas mais importantes, como os processos de inovação e suporte aos seus clientes. 

A BDO também poderá ajudar a sua organização a melhorar os seus fluxos de trabalho e identificar áreas para maior automação, o que pode levar a benefícios ainda maiores.


Use Cases

  • Aprovação de Faturas

Gerir os fluxos de aprovação de despesas é um dos principais desafios das organizações. 

Com a quantidade crescente de faturas e comprovativos de despesas que precisam de ser processados todos os meses, muitas organizações enfrentam dificuldades em manter o controlo sobre esses gastos, o que pode levar a atrasos, erros e até mesmo fraudes.

A aplicação de Aprovação de Faturas, enquadrada numa visão de transformação digital, dá resposta ao desafio da Automatização e digitalização do processo de registo e aprovação de faturas de fornecedores, permitindo a Introdução e Captura Automática de Dados, Arquivo Digital, Scanning QRCode via mobile app, Introdução de Dados de Faturas em QRCode, Gestão Inteligente do Fluxo de Trabalho e de Aprovação, Alarmística e Alertas e potencial integração com o ERP da sua organização.


  •   Automatização das Cobranças

Desenvolva a eficiência do seu negócio e melhore os processos de cobrança com a automação de fluxos de trabalho. A implementação de soluções de automação pode revolucionar a gestão de cobranças, otimizando tarefas manuais e proporcionando uma abordagem mais ágil e eficaz. 

Abaixo, destacamos a forma como Worflows Automation pode beneficiar as organizações no processo de cobranças:

  • Automação de Comunicações:

Agilize o processo de comunicações com os seus clientes através da automação de envio de notificações, lembretes de pagamento e informações sobre saldos pendentes. Isso não irá apenas reduzir o tempo dedicado a tarefas manuais, mas também ajuda a manter uma comunicação consistente e personalizada, melhorando a experiência do cliente.

  • Gestão Inteligente de Tarefas:

Automatize tarefas repetitivas, como a emissão de faturas, a reconciliação de pagamentos e a atualização de saldos devedores. Isso permite que a equipa de cobranças se possa concentrar em atividades mais estratégicas, como lidar com casos excecionais ou negociar acordos de pagamento personalizados.

  • Personalização de Estratégias de Cobrança:

Utilize a automação para criar abordagens de cobrança personalizadas com base no histórico de pagamentos, comportamento do cliente e outros dados relevantes. Isso contribui para estratégias mais eficazes, aumentando as chances de recuperação de dívidas.

  • Análise de Dados e Relatórios:

Automatize a recolha e análise de dados relacionados ao processo de cobrança através de Data Visualization and Analytics. Isso proporciona uma visão mais detalhada do desempenho, identificando padrões, tendências e áreas de melhoria. Relatórios automáticos também facilitam a tomada de decisões informadas.

  • Integração com Sistemas Existentes:

Integre sistemas de Workflow Automation com o seu software de gestão financeira, garantindo uma transição suave e uma visão holística das operações financeiras. Isso elimina silos de dados e melhora a eficiência operacional.

  • Gestão de Exceções e Tratamento Especializado:

Configure Workflow Automation para lidar com exceções no processo de cobrança. Isso permite que a equipa se concentre em casos mais complexos, enquanto tarefas padrão são realizadas de forma automática e consistente.

  • Melhoria na Experiência do Cliente:

A automação não só melhora a eficiência interna, mas também contribui para uma experiência do cliente mais positiva. Comunicações oportunas e personalizadas, bem como processos de cobrança mais transparentes, fortalecem a relação com os clientes.

Ao adotar Workflow Automation no processo de cobranças, as organizações podem otimizar recursos, reduzir erros e, em última análise, melhorar a eficácia da gestão financeira. 

Esta abordagem não se limita a agilizar as operações, mas também fortalece a posição da empresa ao garantir uma abordagem mais inteligente e estratégica na recuperação de valores pendentes.


  • Automatização de Atas de Reuniões 

Transforme a gestão de reuniões na sua organização através da automatização de atas. A automatização deste processo crucial não se limita a economizar tempo, mas também melhora a eficiência e a transparência das operações. 

Veja como a Automatização de Atas de Reuniões pode ser um diferenciador na sua organização:

  • Captura de Informações em Tempo Real:

Agilize a captura de informações durante as reuniões através de ferramentas automatizadas. Isto permite a criação instantânea de atas precisas e detalhadas, eliminando a necessidade de uma transcrição manual demorada.

  • Padronização e Consistência:

Garanta a standardização e consistência das atas de reuniões ao automatizar a formatação e a estrutura. Isto assegura que todas as informações essenciais são registadas de maneira uniforme em cada reunião, facilitando a compreensão e referência futuras.

  • Distribuição Automática:

Automatize o processo de distribuição das atas para os participantes da reunião. Isst reduz atrasos e garante que todos têm acesso rápido às informações discutidas e às decisões tomadas, promovendo a responsabilidade e a transparência.

  • Acompanhamento de Ações e Decisões:

Integre a automatização de atas com ferramentas de gestão de tarefas para um acompanhamento eficiente das ações decididas em reunião. Isto evita que informações importantes se percam e ajuda na implementação pontual das decisões.

  • Pesquisa e Referência Rápida:

Facilite a pesquisa e referência rápida através da automatização de índices e marcadores nas atas. Isto permite que os membros da equipa encontrem informações específicas de maneira ágil, economizando tempo na recuperação de detalhes relevantes.

  • Segurança e Acesso Controlado:

Garanta a segurança das informações ao automatizar o controlo de acesso às atas. Isto é especialmente relevante para organizações que lidam com informações sensíveis, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam aceder aos detalhes das reuniões.

  • Integração com Calendários e Plataformas Colaborativas:

Integre a automatização de atas com os calendários e plataformas colaborativas utilizadas pela sua organização. Isto simplifica o agendamento de reuniões, a distribuição de convites e a sincronização automática das atas com outras ferramentas de trabalho em equipa.

  • Auditoria e Rastreabilidade:

Mantenha uma trilha de auditoria completa ao automatizar o rastreamento de alterações nas atas. Isto é essencial para garantir a integridade do registo e fornecer um histórico detalhado das discussões e decisões ao longo do tempo.

Ao investir na automatização de atas de reuniões, a sua organização promove uma gestão mais eficiente do tempo, aprimora a colaboração e garante que as informações críticas são documentadas de maneira consistente. 

Esta abordagem não simplifica apenas os processos internos, mas também fortalece a comunicação e a tomada de decisões dentro da organização.


  • Processo de Avaliação e Concessão de Crédito

Revolucione o processo de avaliação e concessão de crédito na sua organização com Workflow Automation. A automação neste contexto além de agilizar os procedimentos, também melhora a precisão e a consistência nas decisões de concessão de crédito. 

Aqui estão alguns pontos destacados de como a automatização pode beneficiar o Processo de Avaliação e Concessão de Crédito:

  • Avaliação de Dados de Forma Eficiente:

Agilize a avaliação de dados financeiros e de crédito dos candidatos através de ferramentas automatizadas. A análise rápida e precisa de informações, como histórico de pagamento e pontuação de crédito, possibilita uma tomada de decisão mais informada.

  • Padronização de Critérios de Avaliação:

Garanta a consistência na avaliação ao automatizar a aplicação de critérios definidos para a concessão de crédito. Isto assegura que cada candidato é avaliado de acordo com os mesmos padrões, evitando discrepâncias e promovendo a equidade.

  • Processo de Aprovação Rápido e Eficiente:

Automatize o processo de aprovação, permitindo que decisões sejam tomadas de forma rápida e eficiente. Isto é particularmente valioso em cenários onde a agilidade na concessão de crédito pode ser um diferencial competitivo.

  • Análise Preditiva e Modelagem de Risco:

Integre análise preditiva e modelagem de risco no processo de avaliação de crédito. A automação pode utilizar algoritmos avançados para prever comportamentos futuros com base em dados históricos, melhorando a capacidade de identificar riscos potenciais.

  • Comunicação Automática com Candidatos:

Automatize a comunicação com os candidatos durante o processo de avaliação de crédito. Isto inclui notificações automáticas sobre o status da aplicação, requisitos adicionais e decisões finais, melhorando a transparência e a experiência do cliente.

  • Documentação e Arquivamento Automático:

Simplifique a gestão de documentos ao automatizar a recolha, verificação e arquivamento de informações necessárias para a avaliação de crédito. Isto reduz erros e garante que toda a documentação relevante é mantida em conformidade.

  • Auditoria e Rastreabilidade:

Mantenha uma trilha de auditoria completa, rastreando todas as etapas do processo de concessão de crédito. A automação facilita a revisão e a validação das decisões, fornecendo uma visão transparente para auditorias internas ou externas.

  • Integração com Sistemas Financeiros:

Integre a automatização do processo de avaliação de crédito com os sistemas financeiros existentes na organização. Isto facilita a sincronização de dados e a atualização automática de registos, proporcionando uma visão holística da situação financeira do candidato.

Ao investir na automatização do processo de avaliação e concessão de crédito, a sua organização ganha eficiência operacional, reduz o risco de decisões equivocadas e aprimora a experiência do cliente.

Esta abordagem não se limita a acelerar o fluxo de trabalho, mas também fortalece a gestão financeira da empresa.


  • Registo de Correspondência 

Modernize e simplifique o processo de registo de correspondência na sua organização através de Workflow Automation. A automação neste contexto não só agiliza a gestão de documentos, mas também melhora a eficiência na catalogação e recuperação de informações importantes. 

Abaixo estão alguns aspectos de como a automatização pode otimizar o processo de Registo de Correspondência:

  • Digitalização e Indexação Automática:

Agilize o processo de registo convertendo documentos em formato digital automaticamente. Utilize ferramentas de digitalização e indexação para atribuir etiquetas e metadados aos documentos, facilitando a sua organização e recuperação.

  • Registo Centralizado e Acesso Facilitado:

Automatize o registo centralizado de toda a correspondência, proporcionando fácil acesso a todos os colaboradores autorizados. Isto elimina a necessidade de sistemas de registo em papel e promove a colaboração eficiente.

  • Classificação Inteligente de Documentos:

Implemente sistemas de classificação automática que identificam e categorizam automaticamente documentos com base no seu conteúdo. Isto melhora a precisão na organização e facilita a localização rápida de documentos específicos.

  • Notificações Automáticas:

Configure notificações automáticas para informar as partes relevantes sobre a chegada de nova correspondência. Isto assegura uma resposta rápida a documentos críticos e promove uma gestão mais ágil.

  • Gestão de Fluxo de Trabalho:

Integre fluxos de trabalho automáticos para a gestão eficiente da correspondência. Isto pode incluir a atribuição automática de tarefas relacionadas à revisão, aprovação ou encaminhamento de documentos, melhorando a eficiência operacional.

  • Segurança e Controlo de Acesso:

Garanta a segurança dos documentos ao automatizar o controlo de acesso. Certifique-se de que apenas pessoal autorizado tem permissão para visualizar, modificar ou aprovar documentos sensíveis.

  • Arquivo e Destino Automático:

Automatize o arquivamento de documentos após o registo, direcionando-os para os destinos apropriados. Isto evita erros humanos, assegura a integridade dos documentos e facilita a gestão de arquivos.

  • Relatórios e Análises:

Utilize ferramentas automáticas para gerar relatórios e análises sobre o registo de correspondência. Isto oferece insights valiosos sobre padrões, tempos de resposta e eficácia dos processos.

  • Auditoria e Rastreabilidade:

Mantenha uma trilha de auditoria completa, rastreando todas as interações e modificações nos documentos. Isso é crucial para garantir conformidade, transparência e prestação de contas.

Ao adotar a automatização no processo de registo de correspondência, a sua organização ganha em eficiência, segurança e organização documental. 

Esta abordagem reduz o risco de extravio de informações importantes, mas também contribui para uma gestão de documentos mais inteligente e orientada por dados.


 


Contacte-nos